Cómo hacer una factura correctamente (con ejemplo)
Qué datos debe llevar una factura legal en España, cómo calcular IVA e IRPF y un ejemplo completo paso a paso. Factura completa vs. simplificada.
Una factura mal hecha puede impedir que tu cliente deduzca el gasto, complicarte el IVA y darte problemas con Hacienda. La buena noticia: hacer una factura correcta es fácil cuando sabes qué datos son obligatorios y cómo se calculan los importes. Vamos con ello, y al final tienes un ejemplo completo.
Antes de empezar: para emitir facturas tienes que estar dado de alta como autónomo. Si aún no lo estás, lee primero cómo darte de alta paso a paso.
Datos obligatorios de una factura
Una factura completa debe incluir, como mínimo:
- Número y, en su caso, serie. La numeración debe ser correlativa (sin saltos).
- Fecha de expedición (y fecha de la operación, si es distinta).
- Datos del emisor (tú): nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio.
- Datos del destinatario: nombre o razón social, NIF y domicilio.
- Descripción de la operación: qué has vendido o qué servicio has prestado.
- Base imponible: el importe antes de impuestos.
- Tipo de IVA aplicado y cuota de IVA resultante.
- Retención de IRPF, si procede (habitual en actividades profesionales).
- Total de la factura.
Si emites a un cliente de fuera de España o aplicas alguna exención, habrá que añadir menciones específicas (por ejemplo, “operación exenta” o “inversión del sujeto pasivo”).
Factura completa vs. factura simplificada
La factura simplificada (el antiguo “ticket”) se permite en operaciones de importe reducido (con carácter general, hasta 400 € de total, o hasta 3.000 € en ciertos sectores como comercio al por menor, hostelería o taxis).
Una factura simplificada no siempre permite deducir a tu cliente. Si tu cliente es una empresa o autónomo y necesita deducir el gasto, emite factura completa con todos sus datos fiscales.
Cómo se calculan los importes
El orden es siempre el mismo:
- Partes de la base imponible (tu precio sin impuestos).
- Sumas el IVA que corresponda (21 %, 10 % o 4 % según el producto o servicio).
- Si eres profesional, restas la retención de IRPF (tu cliente la ingresa por ti en Hacienda).
- El resultado es el total a pagar.
Total = Base + IVA − Retención de IRPF
¿Qué retención de IRPF aplico?
- La retención general para profesionales es del 15 %.
- Los nuevos autónomos profesionales pueden aplicar un 7 % durante el año de alta y los dos siguientes.
- Solo se aplica retención cuando tu cliente es empresa o autónomo en España. A un particular no se le practica retención.
Ejemplo completo de factura
Eres un diseñador autónomo (actividad profesional) y facturas un proyecto a una empresa. Aplicas 21 % de IVA y 15 % de retención.
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Diseño de identidad de marca (base imponible) | 1.000,00 € |
| IVA (21 %) | + 210,00 € |
| Retención de IRPF (15 %) | − 150,00 € |
| Total a pagar por el cliente | 1.060,00 € |
Qué ocurre con cada importe:
- El cliente te paga 1.060 €.
- Los 210 € de IVA no son tuyos: los ingresarás en tu modelo 303.
- Los 150 € de retención los ingresa tu cliente en Hacienda a cuenta de tu IRPF; los recuperarás/ajustarás en tu declaración de la Renta.
- Tu ingreso “real” de esta factura es la base: 1.000 € (sobre los que tributarás en IRPF, menos tus gastos).
Cómo se vería en la factura
FACTURA Nº 2026/014 Fecha: 20/02/2026
EMISOR
Nombre Apellido · NIF 00000000X
Calle de ejemplo 1, 28000 Madrid
CLIENTE
Empresa Cliente S.L. · CIF B00000000
Av. del Cliente 5, 08000 Barcelona
Concepto: Diseño de identidad de marca
------------------------------------------------
Base imponible ............................ 1.000,00 €
IVA (21%) ................................. 210,00 €
Retención IRPF (15%) ...................... - 150,00 €
------------------------------------------------
TOTAL A PAGAR ............................. 1.060,00 €
Forma de pago: transferencia · IBAN ESXX ...
Numeración y conservación
- La numeración debe ser correlativa y sin huecos. Puedes usar series distintas (por ejemplo,
2026/001, oA-001), pero cada serie con su orden. - Conserva las facturas (emitidas y recibidas) durante al menos 4 años a efectos fiscales (la normativa mercantil llega a exigir 6).
Facturación electrónica: lo que viene
España avanza hacia la factura electrónica obligatoria entre empresas y autónomos (Ley “Crea y Crece”) y hacia sistemas de facturación que cumplan la Ley Antifraude (con requisitos de integridad y trazabilidad, conocidos como Verifactu). Las fechas de obligatoriedad se han ido concretando por fases.
Si vas a comprar o cambiar de programa de facturación, asegúrate de que el proveedor anuncia que cumplirá Verifactu / factura electrónica. Así no tendrás que migrar más adelante.
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Errores frecuentes al facturar
- Saltarse la numeración o repetir números.
- Olvidar el NIF del cliente (o el tuyo).
- No aplicar la retención cuando facturas a empresas siendo profesional.
- Equivocar el tipo de IVA del producto o servicio.
- Entregar un ticket cuando el cliente necesitaba factura completa para deducir.
En resumen
Una factura correcta lleva tus datos y los del cliente, una numeración correlativa, la base, el IVA y —si eres profesional— la retención de IRPF. Calcula siempre en el mismo orden y guarda copia. Con un buen programa de facturación, todo esto se hace solo y minimizas errores. El siguiente paso es declarar ese IVA con el modelo 303.